「今年こそは部下としっかりコミュニケーションを取ろう！」
そう心に決め、相談にのる姿勢を見せても、当の部下から「何をどう相談したらいいかわからないし、上司の時間を割くの
なんとか1on1の時間を調整しても、部下のコミュニケーション力が必ずしも高いわけではなく、時間と労力ばかりかかって、なかなか思い通りにうまくはいかない、など、上司の悩みは尽きません。
今日は、その中でも特に、
- 話があちこちに飛んで、なかなか本題に進まない
- 報告が抜け漏れ・偏りだらけで、状況を把握するだけで時間がかかる
- 話を整理しているうちにイライラして、結局、いつものアドバイスや指導をしてしまう
など、話にまとまりがなく、話し下手な部下とのコミュニケーションで困っている上司のために、簡単にできて役に立つとっておきのコツ「見える化」の手順をご紹介します。
誰でもできる「見える化」の手順
これまで、多くの人に試してもらってきて、
- 書き出してみることでスッキリした
- 相談すべきことを相談できた
- 限られた相談時間を有効に使えた
- 「見える化」することで、その後も整理が進んだ
など、嬉しい感想をいただいている「見える化」。
あなたも、ぜひ活用してください！
見える化の手順・①洗い出す！
1on1ミーティングや相談時間が始まる前に、部下に話題にしたいことをすべて書き出してもらいます。
形式は問いません。
1つ1つふせんに書いて貼ってもいいですし、1枚の紙になぐり書きでもOKです。
- よかったこと
- できなかったこと
- 気になっていること
- 悩
み
など、どんどん書きます。
この段階では、問題や悩みの大きさは気にせず、小さくても大きくても、とにかく書き出すことが大切です。
見える化の手順・②分類する！
「本当に困っていることは何か」を見つけるために、書き出した文章を部下と一緒に見ながら整理していきます。
この時、批評や批評は決して口にしないでくださいね。
下記のような軸に沿って分類していきましょう。
- 「上司に知っておいて欲しいこと」や「自分では解決できない悩
み」 - 「自分でチャレンジすること」と「人に頼むこと」
- 「緊急性」での並べ替え
- 「優先順位」での並べ替え
分類しながら、同時に仕事の再分配なども検討します。
時間にしてたった5分か10分。この時間を作るだけで、頭の中でグルグル考えていたことが「見える化」され、問題や課題がずっと扱いやすくなります。
平本式では、さらに1on1ミーティングや会議の時間を効率的に使うために、いくつかのフォーマットを頻繁に活用しています。今週末に開催するセミナー「自走する部下が育つ！1on1とコミュニケーションの秘訣」では、それらも合わせてご紹介する予定です。
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